CONDITIONS DE PARTICIPATION DES EMPLOYEURS

Votre organisation pose sa candidature pour le prix Milieu de travail d’exception (le « prix »), décerné par The Globe and Mail, le principal quotidien au Canada, et par Morneau Shepell, chef de file canadien en matière de santé et de productivité en milieu de travail (collectivement, les « commanditaires du prix »).

Le prix récompense les organisations pour les efforts qu’elles déploient en vue d’instaurer un environnement de travail sécuritaire, sain et positif pour leurs employés, et d’offrir à ceux-ci les outils dont ils ont besoin pour gérer leur vie personnelle et professionnelle.

En posant leur candidature pour l’obtention du prix, les employeurs admissibles acceptent automatiquement de se conformer aux présentes conditions. Toutes les décisions rendues par les commanditaires du prix relativement à n’importe quel aspect de ce dernier, notamment l’admissibilité des candidatures, sont définitives et exécutoires pour tous les participants et pour toutes les questions liées au prix.

Période de participation. Le sondage commence le 20 mars 2018 à minuit et une minute, heure de l’Est (HE), et prend fin le 21 décembre 2018 à 23 h 59 (HE) (la « période de participation au sondage »), à condition que l’inscription (voir ci-après) ait été finalisée au plus tard le 22 novembre 2018 à 23 h 59 (HE) (« date limite d’inscription »).

Admissibilité

Pour pouvoir poser sa candidature au prix, votre organisation doit répondre aux critères suivants au moment de son inscription :

  1. Être une entreprise ou une organisation qui possède une division au Canada OU fait des affaires au Canada; ET 

  2. Compter plus de 25 employés à temps plein au Canada (une « entreprise admissible »).

Si votre organisation a le droit de participer au processus, elle devient alors une « entreprise admissible ». Plus précisément, une organisation ne sera pas admissible si elle compte parmi les commanditaires du prix, ou si ses filiales (y compris les sociétés mères, sœurs ou affiliées), ou toute autre partie est liée de quelque manière que ce soit à l’élaboration ou à l’administration du prix, ce qui inclut les agences de publicité, de marketing et de relations publiques, les fournisseurs de documents ou de services liés au prix, un membre de la famille immédiate (conjoint, parents, frères et sœurs et enfants, quel que soit leur lieu de résidence) ou un membre du foyer d’une ces parties.

L’inscription doit être effectuée par le propriétaire, le directeur ou le responsable des ressources humaines ou tout autre représentant autorisé de l’entreprise admissible.

Comment participer

Pour poser votre candidature pour le prix, rendez-vous sur le site Web https://www.milieuexception.com pendant la période de participation, et faites ce qui suit :

  1. Compte d’inscription. Afin de commencer le processus de candidature, vous devrez créer un compte d’inscription. Vous devez vous inscrire avant la date limite prévue. Vous consentez à ce que les commanditaires du prix recueillent et utilisent vos renseignements personnels afin de créer votre compte d’inscription. Vous devez fournir des renseignements exacts, à jour et complets durant le processus d’inscription. Les renseignements sur l’utilisateur doivent être tenus à jour. Vous ne pouvez pas vous faire passer pour quelqu’un d’autre ou usurper l’identité de cette personne. Vous devrez associer un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques à votre compte et veiller à ce qu’ils demeurent confidentiels en permanence. Vous acceptez d’assumer la responsabilité de toutes les activités et transactions qui seront liées à votre compte. Vous devrez aviser sans délai les commanditaires du prix si vous découvrez qu’on a accédé à votre compte ou qu’on l’a utilisé sans autorisation.
  2. Frais d’inscription. Les entreprises admissibles doivent payer des frais d’inscription. Vous trouverez sur le site https://www.milieuexception.com des détails sur les frais que devra acquitter votre entreprise admissible.
  3. Questionnaire de l’employeur. Vous pourrez prendre connaissance du questionnaire de l’employeur à cette adresse URL https://www.milieuexception.com/sites/default/files/assets/employer-questionnaire-french.pdf avant de commencer à y répondre en ligne. Les questions sont présentées exactement de la façon dont elles figureront sur le formulaire de candidature, afin que vous puissiez les utiliser pour vous préparer. Dans le questionnaire de l’employeur, votre organisation devra donner des détails à propos des quatre principaux piliers : milieu de travail, vie personnelle, santé mentale et santé physique. Veuillez répondre à chacune des catégories figurant dans votre formulaire. Il faut répondre à chaque question dans l’ordre pour que la candidature soit jugée admissible. Le questionnaire de l’employeur doit être rempli en ligne conformément au processus indiqué, et avant la fin de la période de participation.
  4. Sondage à l’intention des employés. Une fois que vous vous serez inscrit, on demandera à vos employés de remplir et d’envoyer un sondage (décrit plus en détail ci-après), pour lequel votre organisation devra respecter trois seuils (décrits à la section Méthodologie du sondage). Tous les sondages à l’intention des employés doivent être reçus au plus tard le dernier jour de la période de participation.

Votre candidature contiendra les renseignements fournis à l’inscription, le questionnaire de l’employeur et le sondage à l’intention des employés.

LIMITE. Une (1) participation au sondage par entreprise admissible. Toutes les entreprises admissibles dont la candidature sera reçue pendant la période de participation courront la chance :

  1. d’être reconnues comme un milieu de travail d’exception;
  2. de se classer parmi les 25 milieux de travail d’exception les mieux cotés dans une des trois catégories d’entreprise suivantes : petites, moyennes ou grandes;
  3. de recevoir un prix dans l’une des catégories, en fonction de leur taille et de leur type (voir la section « Prix » ci-après).

Votre participation n’oblige aucunement les commanditaires du prix à vous attribuer quelque certification ou quelque prix que ce soit. Les chances de gagner un prix dépendront du nombre de candidatures admissibles reçues et de leur qualité. Les commanditaires du prix se réservent le droit d’annuler toute participation qui, selon eux, et à leur entière discrétion, ne répond pas aux présentes conditions. Une fois que vous avez soumis votre candidature, vous ne pouvez plus la modifier.

Participation des employés au sondage. Vos employés sont la clé de l’attribution du prix – la section Méthodologie du sondage explique les seuils exigés. C’est à vous qu’il incombe de déterminer ceux qui, parmi vos employés, seront autorisés à participer à ce sondage. Nous vous encourageons à inviter le plus d’employés possible à répondre au sondage, afin qu’ils représentent un large éventail de vos effectifs. Les commanditaires du prix prévoient que le sondage à l’intention des employés sera envoyé à tous les employés au Canada, et se réservent le droit, à leur entière discrétion, de vous disqualifier si vous n’avez pas satisfait à ce critère. On demandera à vos employés de répondre au sondage afin de déterminer si, à leurs yeux, votre organisation a pris des engagements relativement aux quatre principaux piliers : milieu de travail, vie personnelle, santé mentale et santé physique. Pour aider vos employés à répondre à ce sondage, vous fournirez aux commanditaires du prix l’adresse électronique professionnelle de vos employés admissibles.

Vous autorisez par les présentes les commanditaires du prix à envoyer directement à vos employés des courriels relatifs au sondage qui leur est destiné, et vous déclarez et garantissez que vous êtes habilité à le faire au nom de votre entreprise admissible, conformément à la Loi canadienne antipourriel (LCAP), et vous acceptez d’indemniser les commanditaires du prix à l’égard de toute infraction à la LCAP ou aux lois applicables relatives à la protection de la vie privée.

Vous convenez que votre entreprise admissible est responsable de tous les actes de ses employés, y compris les actes constituant une infraction aux conditions de participation des employés au sondage.

Méthodologie du sondage

Les réponses des employés au sondage seront notées à l’aide d’une méthode et d’un algorithme exclusifs à Morneau Shepell inc. Le questionnaire de l’employeur doit être rempli en totalité pour que votre participation soit valide, et le nombre d’employés de votre entreprise répondant au sondage doit atteindre le seuil indiqué ci-dessous, selon le nombre total d’employés que votre entreprise compte au Canada.

Nombre d’employés Pourcentage minimal des employés qui doivent répondre au sondage
De 25 à 49 75 %
De 50 à 99 45 %
De 100 à 499 25 %
De 500 à 999 20 %
500 et plus 15 %

Attribution des scores

Les candidatures seront notées à l’aide d’une méthode et d’un algorithme exclusifs à Morneau Shepell inc. Il n’y a pas de processus de délibération. Un score sera généré pour chaque entreprise admissible qui s’est inscrite et a fait participer au sondage le nombre minimal d’employés requis. Ce score sera l’élément final permettant de déterminer les gagnants. Il n’y a aucun droit d’appel. Pour en savoir plus sur l’attribution des scores, consultez la section Fonctionnement sur le site https://www.milieuexception.com.

Prix

Visitez le site https://www.milieuexception.com pour obtenir plus de détails sur les prix et les catégories.

  1. Milieux de travail d’exception : Les entreprises admissibles recevront la distinction de Milieu de travail d’exception et auront le droit d’utiliser l’insigne « Milieu de travail d’exception ». Les organisations qui se qualifient seront avisées le 1er février 2019 au plus tard.
  2. Lauréats de leur catégorie :  De plus, un maximum de 12 prix seront attribués aux meilleurs milieux de travail d’exception de leur catégorie, selon la taille et le type d’organisation au moment de l’inscription :
  • Trois gagnants nationaux parmi les entreprises publiques – petites, moyennes et grandes

  • Trois gagnants nationaux parmi les entreprises privées – petites, moyennes et grandes

  • Trois gagnants nationaux parmi les organisations à but non lucratif – petites, moyennes et grandes

  • Trois gagnants nationaux parmi les organismes gouvernementaux – petits, moyens et grands

Taille

Taille de l’entreprise admissible Nombre d’employés
Petite De 25 à 100
Moyenne De 100 à 499
Grande 500 et plus

Type

Type d’entreprise admissible Description
Privée Entreprise privée
Publique L’entreprise admissible ou sa société mère, directe ou indirecte, est une entreprise publique
À but non lucratif (comprend les organismes de charité) Telle que la définit la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) ou telle qu’elle est enregistrée en vertu de la Loi
Gouvernement Toute entreprise publique municipale, provinciale ou fédérale, ou tout organisme quasi gouvernemental

Les lauréats de leur catégorie seront annoncés au printemps de 2019.

Confirmation des gagnants du prix Milieu de travail d’exception et des lauréats de leur catégorie. Les commanditaires du prix détermineront quelles entreprises recevront la distinction de Milieu de travail d’exception parmi les entreprises admissibles, en appliquant la méthodologie établie par Morneau Shepell. Les gagnants de chaque catégorie seront annoncés le 31 mars 2019 au plus tard. Les commanditaires du prix pourraient décider, à leur seule discrétion, de présenter le profil des lauréats dans un article de la section Report on Business de la version papier du journal The Globe and Mail et du site Web globeandmail.com.

Une fois que la période de participation sera terminée et que les gagnants auront été sélectionnés, les commanditaires du prix feront de leur mieux pour contacter par courriel le représentant de chaque entreprise gagnante. Les lauréats devront :

  1. lire, signer et renvoyer, dans les délais établis par les commanditaires du prix, toute entente exigée par ces derniers, notamment les déclarations et les exonérations de responsabilité, les ententes d’indemnisation et les licences de propriété intellectuelle visant l’utilisation des documents de l’entreprise (exemple : nom, logos, autres dessins-marques);

  2. être disponibles au printemps de 2019 pour faire l’objet d’un article dans la section Report on Business de la version papier du journal The Globe and Mail et du site Web globeandmail.com;

  3. s’efforcer de participer à une éventuelle cérémonie de remise de prix, à Toronto (Ontario), au printemps de 2019.

Les commanditaires du prix peuvent, à leur entière discrétion, présenter le profil d’un ou de plusieurs des gagnants et des finalistes confirmés par écrit, dans une vidéo, sur support numérique ou électronique, sur des appareils mobiles et sur leurs comptes de médias sociaux. Tous les finalistes confirmés acceptent qu’on présente et qu’on publie le profil de l’entreprise admissible, conformément aux présentes modalités, et s’efforceront de coopérer avec les commanditaires du prix pour la préparation de ces profils et la publicité connexe.

Les finalistes potentiels que les commanditaires du prix ont jugés inadmissibles, par exemple parce qu’ils ne se sont pas conformés aux présentes conditions, seront disqualifiés. Les commanditaires du prix se réservent le droit, à leur entière discrétion, de désigner comme gagnante l’entreprise suivante dans la liste ayant obtenu le score le plus élevé en fonction des critères établis.

Garanties, déclarations et licences. Tous les documents envoyés deviennent la propriété des commanditaires du prix et ne seront pas restitués aux entreprises admissibles. Vous déclarez et garantissez par les présentes que l’information que vous avez fournie dans le questionnaire de l’employeur est, à votre connaissance, véridique, complète et exacte.

Année d’obtention du prix. Dans tout document écrit mentionnant le prix, les entreprises admissibles doivent indiquer l’année durant laquelle ils l’ont obtenu (notez que l’insigne indique l’année en question).

Identité de l’entreprise admissible. À la demande des commanditaires du prix, chaque participant doit leur fournir la preuve de son identité, qui le qualifiera comme entreprise admissible. Les commanditaires du prix peuvent disqualifier un participant si cette preuve ne leur a pas été fournie sur demande. En cas de différend à propos de l’identité d’un participant en ligne, on considérera que la candidature a été soumise par le titulaire autorisé du compte de courriel attribué par le fournisseur d’accès Internet, le fournisseur de services en ligne ou une autre organisation (p. ex., une entreprise ou un établissement d’enseignement) chargé(e) d’allouer des adresses de courriel pour le domaine associé à l’adresse fournie.

Rapport instantané. Chaque entreprise admissible recevra un rapport personnalisé décrivant son engagement en ce qui concerne les quatre principaux piliers (milieu de travail, vie personnelle, santé mentale et santé physique), selon les réponses de ses employés au sondage leur étant destiné. Ce rapport instantané contient des renseignements confidentiels à propos de l’entreprise admissible.

Preuve de réception. Les serveurs informatiques du sous-traitant désigné par les commanditaires du prix constituent le seul élément qui permettra de déterminer le moment où la candidature valide de l’entreprise et les réponses au sondage à l’intention des employés ont été reçues. La preuve de transmission (saisies d’écran, par exemple) n’est pas une preuve de réception.

Conduite. En posant votre candidature pour le prix, vous confirmez avoir lu et compris les présentes conditions et vous acceptez de vous conformer à celles-ci, ainsi qu’à toutes les décisions des commanditaires du prix, qui seront définitives et exécutoires, sans droit d’appel, pour toutes les questions liées au prix. Les commanditaires du prix se réservent le droit, à leur entière discrétion, de disqualifier tout participant dont ils jugent : a) qu’il enfreint les présentes conditions; b) qu’il falsifie ou tente de falsifier le processus d’inscription ou l’administration du prix; c) qu’il agit de façon déloyale ou perturbatrice; d) qu’il essaie de nuire au déroulement légitime du processus d’obtention du prix. ATTENTION : TOUTE TENTATIVE PAR UN PARTICIPANT OU TOUTE AUTRE PERSONNE D’ENDOMMAGER UN SITE WEB ASSOCIÉ AU PRÉSENT PRIX, OU DE NUIRE AU DÉROULEMENT LÉGITIME DU PROCESSUS D’OBTENTION DE CE PRIX, POURRAIT CONSTITUER UNE INFRACTION DE NATURE PÉNALE OU CIVILE. ADVENANT UNE TELLE TENTATIVE, LES COMMANDITAIRES DU PRIX SE RÉSERVENT LE DROIT D’INTENTER UN RECOURS ET DE RÉCLAMER DES DOMMAGES-INTÉRÊTS DANS LA PLEINE MESURE PRÉVUE PAR LA LOI, ET D’EXCLURE UN PARTICIPANT DU PRÉSENT PROCESSUS DE REMISE DE PRIX ET DE TOUT PROCESSUS FUTUR, OU DE LE DISQUALIFIER.

Protection de la vie privée. En posant votre candidature pour le prix, vous acceptez par les présentes que les commanditaires du prix recueillent et utilisent vos renseignements personnels et ceux de vos employés, et vous acceptez de recevoir des messages commerciaux électroniques de la part des commanditaires du prix, à des fins d’administration du prix. Ces renseignements personnels seront utilisés conformément à la Politique de confidentialité, que vous trouverez sur le site https://www.milieuexception.com.

Confidentialité. Les « renseignements confidentiels » sont les renseignements de nature financière ou commerciale, les renseignements sur les ressources humaines, les données techniques ou les renseignements sur le savoir-faire divulgués directement ou indirectement par une partie, ses filiales ou ses représentants à l’autre partie, et qui sont clairement identifiés comme étant confidentiels. Sous réserve des exceptions énoncées ci-après, les commanditaires du prix protégeront les renseignements confidentiels de l’entreprise admissible, et n’utiliseront aucun de ces renseignements, sauf aux fins de l’administration du prix et pour la création d’un rapport personnalisé sur la santé de votre entreprise admissible.

Les données figurant dans votre questionnaire de l’employeur seront intégrées à des rapports anonymes qui permettront : a) d’évaluer la santé dans votre milieu de travail et de comparer son état de santé aux résultats d’autres organisations; b) d’effectuer des études et des analyses indépendantes.

Les commanditaires du prix prendront des mesures raisonnables pour protéger les renseignements confidentiels et éviter toute divulgation ou toute utilisation non autorisée de ces renseignements. Ces mesures raisonnables équivaudront au moins à celle que les commanditaires du prix appliquent à leurs propres renseignements confidentiels. Les commanditaires du prix devront aviser immédiatement l’entreprise admissible de toute divulgation ou utilisation non autorisée de ses renseignements confidentiels dont ils auront eu connaissance. Les obligations susmentionnées ne s’appliqueront pas aux renseignements confidentiels : i) qui sont ou deviennent accessibles au public par un autre moyen que la divulgation par les commanditaires du prix, en infraction aux présentes; ii) dont les commanditaires du prix avaient connaissance avant que l’entreprise admissible les leur communique; iii) qui deviennent accessibles à l’équipe de rédaction du journal The Globe and Mail à partir d’une source autre qu’un employé du journal, qui a reçu ces renseignements en vertu des présentes; iv) qu’ont acquis ou recueillis indépendamment les commanditaires du prix sans citer les renseignements en question, et sans contrevenir à leurs obligations en vertu des présentes; v) dont l’entreprise admissible a approuvé la divulgation par écrit; vi) que les commanditaires du prix sont tenus de divulguer en vertu d’une loi ou d’un règlement applicable, ou de l’autorité compétente au niveau judiciaire, gouvernemental ou autre, ou conformément aux exigences du marché boursier concerné, à condition que les commanditaires du prix, dans la mesure du possible, avisent rapidement par écrit l’entreprise admissible de ces exigences avant la divulgation.

Exonération de responsabilité et approbation de la publicité. En posant sa candidature pour le prix, l’entreprise admissible : i) confirme qu’elle se conforme aux présentes conditions; ii) consent à ce que chaque commanditaire du prix, ainsi que ses sociétés mères, affiliées et apparentées, mentionne ses activités, le nom des membres de sa haute direction, la ville où elle est implantée, des commentaires, des photographies, des vidéos, des mentions relatives à sa réputation ou d’autres éléments similaires, ainsi que tous les autres aspects de son profil dans le cadre de publicités, de nouvelles de nature générale, d’activités de divertissement ou à titre informatif, et à ce que, si elle gagne un prix, les membres de sa haute direction participent à des événements, réunions et conférences sans toucher de rémunération supplémentaire et à la demande des commanditaires du prix, sans préavis; iii) exonère chaque commanditaire du prix, ses filiales (y compris notamment toute société mère, sœur ou affiliée), ses fournisseurs de documents ou de services liés au prix et toute autre partie ayant collaboré de quelque façon que ce soit à l’élaboration ou à l’administration du prix (y compris les agences de publicité, de marketing et de relations publiques), et l’ensemble de leurs employés, administrateurs, dirigeants, actionnaires, agents, associés, licenciés, successeurs et cessionnaires (collectivement les « renonciataires ») à l’égard de toute action ou cause d’action, et de l’ensemble des poursuites, des dettes, des accords, des contrats, des réclamations, des obligations, des demandes ou des dommages (y compris les honoraires d’avocat et autres frais juridiques), quelle qu’en soit la nature, découlant directement ou indirectement de sa participation ou de sa tentative de participation au processus d’obtention du prix, ou de l’attribution ou de l’utilisation d’un prix. Cela inclut les dispositions ci-dessous relatives à la limitation de responsabilité.

Limitation de responsabilité. Les renonciataires n’assument aucune responsabilité, et chaque participant les dégage de toute responsabilité en ce qui a trait à l’ensemble des réclamations, des actions, des dommages, des pertes, des préjudices, des coûts, des demandes et des obligations (de quelque nature que ce soit) découlant directement ou indirectement du prix, ce qui inclut notamment l’administration du prix et la sélection et la confirmation des gagnants. Sans restreindre la portée générale de ce qui précède, les renonciataires n’assument aucune responsabilité relativement aux éléments suivants : i) la saisie incorrecte ou inexacte de renseignements sur les participants; ii) les bulletins de participation en retard, perdus, volés, illisibles, endommagés, mal adressés, mutilés ou incomplets, ou les bulletins qui ont été altérés ou présentent d’autres irrégularités, ont été reproduits mécaniquement, envoyés par des robots ou des systèmes automatisés ou programmés, ou par des moyens illicites, ont été inclus dans une remise groupée, contiennent des renseignements erronés, ou ne sont pas conformes à certaines ou à la totalité des conditions de participation des employeurs, comme le détermine chaque commanditaire du prix à son entière discrétion; iii) toute défaillance d’un site Web associé au prix, et toute erreur ou problème lié à ce site ou à ses fonctionnalités, quelle qu’en soit la cause; iv) la congestion sur Internet et tout retard ou toute grève ou défaillance touchant les services postaux; v) tout préjudice ou dommage causé à l’ordinateur d’un participant ou de toute autre personne en lien avec la participation au processus d’obtention du prix; vi) toute perte de fonctionnalité d’un site Web due au fait que les témoins (cookies) ne sont pas activés; vii) toute erreur ou omission, ou tout renseignement incorrect ou inexact figurant dans les documents relatifs au prix, quelle qu’en soit la cause; viii) la sécurité ou la confidentialité de l’information transmise par les réseaux informatiques, ou les violations de la vie privée, ce qui inclut notamment celles qui sont imputables aux interférences de pirates informatiques extérieurs ou à d’autres facteurs.

Généralités

Les commanditaires du prix se réservent le droit, à leur entière discrétion, de retirer, de modifier ou d’annuler le prix à tout moment, et de rejeter toute candidature conformément au processus d’attribution du prix, sans préavis et pour quelque raison que ce soit. Ils n’assumeront aucune responsabilité, de quelque nature que ce soit, en cas de retrait, de rejet, d’acceptation ou de modification.

L’ensemble de la propriété intellectuelle, qui comprend notamment les marques de commerce, les noms commerciaux, les logos, les concepts, les documents promotionnels, les pages Web, les codes sources, les dessins, les illustrations, les slogans et les représentations, appartient à chaque commanditaire du prix ou à ses filiales. Tous les droits sont réservés. Il est strictement interdit de copier ou d’utiliser sans autorisation tout document ou élément de propriété intellectuelle protégé par le droit d’auteur sans le consentement écrit formel de son propriétaire.

Le prix est sans valeur là où la loi l’interdit, et il est assujetti à l’ensemble des lois et règlements applicables. Dans la mesure permise par la loi, tout différend découlant du présent prix sera déterminé en fonction des lois de la province de l’Ontario, sans renvoi aux règles sur les conflits de lois, et les participants acceptent d’être soumis à la juridiction personnelle des tribunaux situés à Toronto (Ontario) et acceptent que ces tribunaux soient exclusivement compétents pour connaître de tels différends.

L’attribution du prix sera gérée conformément aux conditions de participation des employeurs, aux conditions de participation des employés, aux conditions d’utilisation du site Web, à la Politique de confidentialité et à toute autre entente applicable. Sur le site https://www.milieuexception.com, vous trouverez les échéanciers et toutes les autres questions liées au processus, ainsi qu’une foire aux questions, susceptibles d’être modifiés par les commanditaires du prix.