Chez Morneau Shepell ltée (Morneau Shepell) et The Globe and Mail (collectivement « nous » ou « nos »), nous nous engageons à protéger la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels que nous recevons à votre sujet. La gestion des renseignements personnels constitue la pierre angulaire de notre entreprise, et la présente politique de confidentialité explique comment nous honorons cet engagement.

Votre organisation a présenté sa candidature au prix Milieu de travail d’exception, parrainé par The Globe and Mail, le principal quotidien au Canada, et Morneau Shepell, le chef de file canadien en santé et productivité au travail.

Ce prix récompense les organisations qui déploient des efforts afin d’offrir un environnement de travail sécuritaire, sain et positif à leurs employés, ainsi que les outils dont ils ont besoin pour gérer leur vie personnelle et professionnelle.

Notre politique est de respecter et de protéger votre vie privée. Nous prenons donc les précautions suivantes pour préserver la confidentialité des renseignements que vous nous fournissez.

Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux seuls renseignements qui sont nécessaires aux fins suivantes :

  • Mener le sondage à l’intention des employés, qui examine les quatre piliers de votre vie : Milieu de travail, Vie personnelle, Santé mentale et Santé physique. Le score que vous obtiendrez au sondage sera combiné à ceux de vos collègues, et l’organisation qui aura le score le plus élevé recevra le prix Milieu de travail d’exception.
  • Réaliser des études, compiler des données d’ensemble et des statistiques, produire des rapports et effectuer des analyses qui serviront à Morneau Shepell, à The Globe and Mail, à leurs clients et à leurs fournisseurs de services respectifs. Ces modes de présentation de données, de statistiques et de rapports ne contiennent aucun renseignement permettant raisonnablement d’identifier une personne en particulier.
  • Effectuer des vérifications générales, des contrôles de la qualité et des vérifications de la conformité réglementaire, y compris la protection de nos intérêts lors de poursuites civiles ou criminelles, afin de résoudre les litiges en cours et de faire respecter nos ententes.

Les renseignements personnels ne seront conservés que durant le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées, ou la période prescrite ou permise par la loi.

Consentement

Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne divulguerons des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins déterminées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Ce consentement peut être tacite ou explicite. Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, pourvu qu’aucune raison juridique ou contractuelle ne vous interdise de le faire. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les services liés au sondage à l’intention des employés.

Mesures de sécurité

Nous devons protéger les renseignements personnels contre la consultation, la communication, la reproduction ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des méthodes de protection variées, adaptées au degré de sensibilité des renseignements. Les méthodes de protection sont notamment les suivantes : nommer une personne pour gérer tous les aspects relatifs aux renseignements personnels; appliquer des mesures de sécurité appropriées pour protéger ces renseignements personnels; informer immédiatement la personne concernée de toute atteinte à la sécurité ou à la fuite de données relativement à ses renseignements personnels; ne pas utiliser ces renseignements personnels à des fins autres que le respect de nos obligations à l’égard du prix Milieu de travail d’exception; ne divulguer à personne ces renseignements personnels (sauf aux dirigeants et aux employés de Morneau Shepell et The Globe and Mail, en fonction de la nécessité d’accès); et transférer immédiatement à l’employeur l’appel de toute personne qui communique avec The Globe and Mail ou Morneau Shepell pour demander l’accès à ses renseignements personnels relativement au prix Milieu de travail d’exception ou la correction de ceux-ci, pour présenter une requête ou porter plainte concernant ces renseignements, et aviser immédiatement l’employeur de toute demande, requête ou plainte.

Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, nous veillerons à empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès à ces renseignements. Les séances et le questionnaire du sondage du prix Milieu de travail d’exception sont protégés au moyen du protocole SSL (Secure Sockets Layer) qui correspond au niveau de chiffrement le plus élevé utilisé par les banques.

Des pare-feu sont utilisés pour protéger les systèmes hébergeant le sondage et le questionnaire. Les serveurs sont redondants afin d’assurer un niveau élevé de disponibilité, et sont protégés par McAfee Secure Scans. Des sauvegardes quotidiennes ont lieu, et les données sont stockées dans un emplacement externe sécurisé pour veiller à ce que vos données soient en sécurité en cas de catastrophe naturelle.

Prenez note que la confidentialité et la sécurité des données ne sont pas assurées lorsque les renseignements sont transmis par courriel ou par d’autres moyens électroniques. Bien que nous prenons toutes les mesures requises pour sécuriser toutes les communications relevant de nous ou transmises dans nos établissements, il n’existe aucune méthode de transmission qui soit absolument sécuritaire, et toute communication de renseignements personnels risque d’être accidentellement ou délibérément interceptée par des parties externes.

Communication à de tierces parties

Il peut parfois être nécessaire de transmettre vos renseignements personnels à des tiers qui nous aident à vous fournir certains services liés au prix Milieu de travail d’exception. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles assurent la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et qu’elles appliquent des règles et des normes relatives à la vie privée et à la sécurité qui se comparent aux nôtres. Lorsque nous communiquons des renseignements à ces tierces parties, nous masquons dans la mesure du possible vos renseignements personnels et nous ne leur transmettons que les renseignements personnels nécessaires à la prestation des services liés au prix Milieu de travail d’exception.

Internet et vie privée

Nous recueillons de l’information sur vos visites à nos sites Web à l’aide de fichiers témoins (cookies). Ces fichiers sont envoyés dans votre navigateur à partir d’un serveur Web et stockés dans votre disque dur pour permettre au site Web d’identifier votre ordinateur lorsque vous y retournez. Nous avons recours à ces fichiers témoins pour diverses raisons, notamment pour vous différencier des autres utilisateurs, garder votre session ouverte et compiler des statistiques à partir de données groupées au sujet de l’utilisation de nos sites Web. Nous nous servons aussi de ces fichiers pour personnaliser votre visite et la rendre plus efficace.

Le site Web du prix Milieu de travail d’exception peut offrir des liens vers des sites de tierces parties qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Bien que nous tentions d’offrir des liens uniquement vers des sites régis par des normes élevées de protection de la vie privée, sachez que vous n’êtes plus protégé par notre politique de confidentialité lorsque vous quittez nos sites Web. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des normes de protection de la vie privée utilisées par de tierces parties. Par conséquent, nous vous suggérons de prendre connaissance des énoncés relatifs à la protection de la vie privée de ces sites afin de savoir de quelle manière ils recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels.

Exactitude et accès aux renseignements personnels

Afin d’éviter l’utilisation ou la communication de renseignements personnels erronés, nous avons pris les mesures nécessaires pour nous assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts et complets. En outre, nous devons vous permettre de consulter vos renseignements personnels sous forme d’un rapport personnalisé. Nous pouvons refuser l’accès à certains renseignements personnels que nous possédons s’ils contiennent des détails sur d’autres personnes, si leur divulgation est interdite pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité, s’il s’agit de renseignements commerciaux de nature exclusive ou de renseignements qui sont protégés par le secret professionnel entre l’avocat et son client ou le privilège relatif à un litige, si leur contenu peut nuire à votre santé mentale ou à celle d’autres personnes ou si la loi nous interdit de les fournir. Nous vous informerons des raisons pour lesquelles cet accès vous est refusé.

Vous pouvez contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Préoccupations relatives à l’application et à la modification des règles de protection de la vie privée

Sous la direction des responsables de la protection des renseignements personnels de Morneau Shepell et de The Globe and Mail, nous avons mis sur pied des groupes de travail qui doivent assurer notre conformité aux dispositions de la présente politique, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques et des procédures en matière de protection de la vie privée. Les membres de ces groupes de travail proviennent de toutes les sphères d’activité de nos entreprises.

Nous nous assurons de la conformité à la présente politique de confidentialité au moyen d’autoévaluations et en vérifiant périodiquement que la politique décrit bien nos pratiques, qu’elle est accessible au public et qu’elle respecte les principes directeurs en matière de protection de la vie privée. Par conséquent, notre politique de confidentialité pourrait parfois être modifiée. Toute nouvelle version sera alors accessible dans le présent site Web.

Si vous avez des préoccupations à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou de la façon dont nous les traitons, ou si vous désirez révoquer un consentement préalablement accordé, veuillez communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin qu’il vérifie la source de vos préoccupations et règle le problème, le cas échéant.

Par la poste :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Morneau Shepell ltée
895, Don Mills Road
Tour 1, bureau 700
Toronto (Ontario)  M3C 1W3

Par courriel :
privacy-vieprivee@morneaushepell.com

Conformité aux lois sur la vie privée

Nous avons pour règle de nous conformer à la législation en matière de protection de la vie privée de chaque pays où nous offrons nos services. Parfois, cette législation et le droit des personnes à la vie privée diffèrent entre les pays. Si vous nous transmettez vos renseignements personnels à partir d’un autre pays que le Canada, vous consentez au transfert potentiel de vos renseignements vers cet autre pays. Prenez note que les organismes d’application de la loi de votre pays, ainsi que ceux du Canada si vos renseignements y sont stockés, peuvent avoir accès à vos renseignements personnels.